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¿Trabajamos bien de forma colaborativa?

¿Trabajamos bien de forma colaborativa?

¿Trabajamos bien de forma colaborativa?

A raíz del decreto de estado de alarma, muchas empresas se han visto forzadas a trabajar en remoto en España y esto ha puesto de manifiesto las carencias que teníamos en nuestra metodología de trabajo.

En el entorno presencial los escollos se salvaban con conversaciones, interrupciones constantes o reuniones improvisadas. Pero tres meses de teletrabajo han bastado para confirmar que trasladar este modelo al entorno digital no funciona.

El aprendizaje de esta etapa se resume en que en la nueva normalidad hay que adaptar nuestra metolodología de trabajo. Este reto de trabajar a distancia nos ha permitido reflexionar sobre cómo estábamos trabajando y nos brinda la oportunidad de optimizar nuestros procesos, tanto a nivel presencial como a nivel digital.

Características del trabajo presencial que no nos ayudan a ser productivos

  • Horario fijo: todos estamos accesibles y trabajando al mismo tiempo, por lo que estamos disponibles para los demás en cualquier momento.
  • Presencialidad: todos nos trasladamos físicamente al puesto de trabajo. En remoto, en cambio, mezclamos contexto profesional y personal, por lo que cuesta desconectar.
  • Traspaso de la información inmediato: la comunicación con el equipo es cara a cara y en tiempo real. Esto hace que se consuman muchos recursos porque exige la presencia de todos en un espacio y momento concretos. Pensemos en una reunión de siete personas que dura una hora. Su coste son 7 horas de trabajo. ¿Realmente era necesaria la presencia de las siete?
  • Interacciones espontáneas: cuando queremos resolver dudas interrumpimos a compañeros, de forma que se alteran sus agendas y esto provoca que se alarguen las jornadas.
  • Reuniones improvisadas: el fácil acceso a los demás provoca que las conclusiones de las reuniones no queden registradas en ningún sitio. Al final se producen olvidos y los temas quedan sin resolver. De esto extraemos que hay que registrar las decisiones para ser más eficientes.
  • Información fragmentada: en el modelo presencial ineficaz no se sabe qué está haciendo cada uno de los miembros del equipo. En diferentes departamentos se duplican tareas y se malgastan recursos en lugar de trabajar en común y de manera conjunta.

Muchas mecánicas del trabajo presencial dependen directamente del trabajo con una persona frente a frente, no se basan en el proceso de trabajo para llegar al cumplimiento del objetivo. Además, constantemente estamos interactuando, no estamos siendo autónomos a la hora de resolver los problemas que se nos plantean.

En cambio, cuando tenemos que trabajar a distancia, en remoto o deslocalizados, el entorno digital nos empuja a gestionar mejor el tiempo, a planificar mejor y con antelación. Y si no lo hacemos de forma eficaz se evidencia el caos.

Características del trabajo digital

  • Interacciones escritas: el abuso de comunicación diario presencial se traduce en el trabajo en remoto en que muchas personas pasan más tiempo respondiendo emails y mensajes de chat que trabajando. Esto es algo que debe atajarse por el bien del equipo.
  • Flexibilidad horaria: nuestros compañeros no van a tener el mismo horario que nosotros, por lo que debemos coordinarnos bien con ellos. Si trabajamos en zonas horarias distintas, se hace imposible avanzar si no podemos reunirnos, por lo tanto hay que trabajar la comunicación asíncrona.
  • Traspaso de la información asíncrono: ¿realmente necesito reunirme? En ocasiones no es necesario. Dejar por escrito lo comunicado además tiene ventajas, como que la información se puede consultar cuando se necesite y tantas veces como sea preciso.
  • Confianza: hay que formar a las personas en la responsabilidad para que no se haga necesaria la supervisión constante del trabajador.
  • Planificación de reuniones: no hay más remedio que pactar disponibilidad, por lo que abusamos menos del tiempo de los demás.
  • Documentar y centralizar la información: todo el mundo debe tener acceso a las respuestas a sus preguntas para evitar contactos innecesarios y respetar el tiempo de nuestros compañeros.

Consejos para ser más eficaces

  1. Definir bien roles, objetivos y funciones para que todo el mundo sepa qué hacen él y los demás. Al trabajar por proyectos y objetivos, si contamos con esta valiosa información podremos tomar decisiones de manera autónoma y responsable y ayudar a nuestros compañeros.
  2. Establecer los procesos de trabajo. Deben estar actualizados para después poder escoger la tecnología que mejor nos ayude a ejecutarlos.
  3. Definir para qué se usa cada software. Evitar duplicidades y usos ambiguos para que se emplee correctamente y sin frustraciones.
  4. Centralizar la información y la documentación para que esté disponible para todos, todos tengamos visibilidad global, sepamos en qué se está trabajando desde otras áreas y conozcamos las cargas de trabajo de cada uno de los miembros del equipo.
  5. Registrar el tiempo que se dedica a cada tarea, no desde el punto de vista de control, sino con el fin de tomar conciencia, mejorar y conocer si somos eficientes.
  6. Formar en gestión del tiempo, toma de decisiones, tecnología y formas de organización. Sería útil que quienes ya estén familiarizados con estos temas lideren los proyectos de cambio con sus compañeros. Tener en cuenta a los grupos más resistentes al cambio.
  7. Revisar la cultura la organización para que los líderes pasen a ser vistos como facilitadores.
  8. Adaptar los procesos de trabajo al nuevo contexto.

Este post es un resumen de lo aprendido en nuestro café virtual ‘Trabajo colaborativo eficaz (desde cualquier lugar)’ con Cristina Estévez y Alfonso Roig. Accede al vídeo completo en este enlace.

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